01.目的

・入札価格の最適化

・調達業務の効率化

02.課題

公平性・透明性が確保され、かつ、調達業務の効率に繋がる入札方法を模索

03.効果

・「リバースオークション」による入札価格の最適化を実現

・入札の作業工数を最大年600時間削減

背景

本学は10の学部、15の大学院、3の専門職大学院、6の附置研究所、病院、附属図書館に加え、教育研究に携わる多くの機構やセンターを擁する総合研究大学です。財務部調達課では全学の500万円以上の物品・役務の調達・購買を担っています。1台数十億円に及ぶスーパーコンピューターや情報システム、数百台の什器など取り扱うものは様々で、入札件数は年間約600件に及びます。

本学では、入札参加業者（サプライヤー）間でより競争性が働くことによる入札価格の最適化と調達業務の効率化を目的として、2014年に電子入札システム『Profair』を導入しました。
『Profair』は、公平性・透明性が確保された競り下げ方式の「リバースオークション」に対応していること、導入コストが手頃であること、シンプルな仕様で使い勝手が良いことが導入の決め手でした。

効果

『Profair』の「リバースオークション」では、入札参加業者（サプライヤー）が他社の入札金額を確認しながら入札を行えるため、公平性・透明性が高く、サプライヤー間の競争により入札価格の最適化に繋がる事例が増えました。

また、本学が所在する東北地方は首都圏等の大都市部と比べてサプライヤー企業が少ないのが実態ですが、電子入札とすることで遠方からのサプライヤーも入札に参加しやすくなり、競争性の向上に繋がっています。

導入当初は、『Profair』による電子入札と、従来の対面による入札を案件毎に選択して併用していましたが、コロナ禍において調達業務のDX化を推進する取り組みとして、全面的に電子入札に切り替え、現在は入札案件の99%で『Profair』を利用しています。

加えて、対面で入札を行っていた際は、開札時における複数の関係者の立ち会い等で多大な時間を要していましたが、電子入札に切り替えることで立ち合いが不要となり、入札1件あたりで約1時間の工数を削減できました。年間の入札件数が約600件のため、単純計算で年600時間の削減となっています。

研究の国際競争が激化し、研究に関わる設備・役務の迅速な調達が不可欠になっていますので、『Profair』を活用した調達作業の効率化は、間接的に本学の研究力向上にも繋がっています。

『Profair』は直感的に操作できる仕様で使いやすく、一度登録した案件は「コピー」機能で２回目以降の手間を最小化できるため、使うほどに利便性を実感しています。

今後への期待

『Profair』に添付できるファイル容量が少ないため、容量をもう少し増やしていただけると、尚嬉しいですね。
それ以外は、インシデントなく、サポート体制も充実していますので、今後も現在のままサービスを提供していただきたいと考えています。