導入事例
学校法人慶應義塾 様
小学校から大学までの教育機関と病床数950床の規模を誇る医療機関を運営している学校法人慶應義塾。私立大学を対象に組織運営の透明性・健全性に向けて策定された指針・私立大学ガバナンスコードよりはるか以前から適正なガバナンスの構築に力を入れ、2012年6月に公明正大な調達購買業務の実現のため『Profair』を導入していただきました。
導入の背景や現在の活用状況などについてお話を伺いました。
01.目的
調達購買業務における公平性・公正性の実現
02.課題
公正な調達購買に独自で取り組んでいたものの、客観的な健全性には課題が残っていた
03.効果
公明正大な取引に加え、サプライヤーを含む関係者全員の業務効率化を実現
＜ お話を伺った方 ＞
背景
学校法人慶應義塾は、小中高大と医療機関がある7つのキャンパスと、産学連携施設等がある6つのサテライトキャンパスを運営しています。管財部 施設担当は、中等部・女子高・大学のある三田キャンパスの建築設備と、他キャンパスを含めた全体の統括を行っています。
建設設備の年間取扱品目は空調、AV機器、照明等を調達しています。膨大な数に及ぶ建設設備において、公正な取引を目指し独自で取り組みを進めていましたが、客観的な健全性には課題が残る状態でした。そこで公平・公正な取引方法を調べた結果、競り下げ式で入札価格が決まる「リバースオークション」を導入することにしました。
選定理由
リバースオークションを提供する5～6社で入札を行い、日本エンタープライズの『Profair』を採択しました。決め手は、価格の手頃さと価格設定の明確性です。
他社から提案されたシステムは、リバースオークションに付随する様々なツールが付加されており、業務効率化に有益であることは感じましたが、当校はそこまでのものは求めていなかったことと、高度化すればするほど定期的なシステム更新が必要となり、追加費用が発生する懸念もありました。また価格設定においても、他社からは“公示価格と落札価格の差額の成果型報酬”という設定方法を主に提示されましたが、この方法は基準となる公示価格の裏付けが難しく、案件ごとに交渉が必要となることも予想されました。
一方の『Profair』は、簡素な仕組みである分、導入費用が手頃で、運用においても定額制のため案件の規模や数に関わらず何度も利用できることから採択に至りました。
効果
リバースオークションは入札価格が自然調整されるプロセスを見られる他、エビデンスとして残すこともできるため、当初の課題であった取引の公正性・公平性はすぐに解決できました。
ただ、導入当初は職員のジョブローテーションに伴い徐々に利用が広がる状況で、一気に浸透したのはコロナ禍で業務の電子化が不可欠となり、『Profair』の「電子入札方式」を利用し始めてからです。それまで取引企業（サプライヤー）に来校していただき、対面で行っていた入札ができなくなり、『Profair』の利用が増加し、三田キャンパスでの導入開始から約13年が経った現在では施設担当の全部門が利用しています。1～1.5割がリバースオークションで、残りの8.5割超が電子入札での利用です。
定量的な効果は、先にお話しした通り、公示価格の裏付けが難しいため数値を明示することはできませんが、効果は確実に出ています。当部署が管理する建築設備は主に空調、AV機器、照明の3種類で、照明関連においては現在、全キャンパスの照明をLEDに置き換える作業を進めていますが、個数がかなり多くに上りますので単価や手数料の少しの違いが大きな差を生むのです。
また、業務の負担も低減されました。対面で入札を行う場合、サプライヤーと当校職員の関係者全員の日程を調整せねばならず、煩雑で無為な時間を要することもありましたが、電子化することで各々が柔軟に時間を調整し停滞なく手続きが進むようになりました。学内の事務作業もシステム化しておりますので、事後処理の省エネ・省コストにもつながっています。
サプライヤーにとっても業務が削減され、学内に留まらない有用性を感じています。
今後への期待
既にご相談し始めていますが、キャンパス間を連携できるシステムがあるといいですね。
情報の蓄積とノウハウの共有をすることで、更なる業務の効率化を図ることが目的です。
現在は施設部門での利用が中心ですが、什器備品に関しても『Profair』を用い電子化を進めるべきだと考えています。
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